Come estrarre i dati dal cartaceo e automatizzare i processi aziendali

Iniziare un percorso di trasformazione digitale all’interno di un’azienda vuol dire sia implementare i processi produttivi, rendendoli più agili, sia automatizzare le operazioni, in particolare quelle manuali, che in ambito amministrativo occupano tanto tempo e risorse, ma soprattutto eliminare la carta dai processi.

Quali vantaggi può portare l’automazione e in che modo la digitalizzazione del cartaceo è utile per aumentare la produttività e l’efficienza di aziende e PMI? Lo vedremo con due casi studio pratici.

Tecnologie e benefici a supporto della Digital Transformation: l’apporto di Automyo e myBiros

Dal Customer Service all’Onboarding, dalla contabilità alla finanza, l’impatto della digitalizzazione è ormai una realtà. Come ha sottolineato Alessandro Niglio durante il webinar tenuto da Automyo in collaborazione con myBiros, l’Italia è un po’ in ritardo su questi temi. 

Il motivo è presto detto: le oltre 4 milioni di PMI italiane, che hanno una capacità di investimento ridotta rispetto a quella che può avere una grande impresa, ne risentono in termini di produttività. La produttività delle PMI italiane, infatti, sembra essere inferiore alla media UE, e il nostro Paese ha più difficoltà a integrare quello che è il capitale umano con le nuove tecnologie digitali.

I vantaggi della digitalizzazione e dell’automazione dei processi

Le ragioni sono molteplici e vanno dalla poca consapevolezza di quanto software innovativi siano utili nella pratica quotidiana alle (poche) competenze digitali presenti nelle PMI nostrane. Non solo: l’offerta di soluzioni digitali dei grandi provider è molto frammentata, e non sempre adatta alle esigenze specifiche di una piccola o media impresa.

Tuttavia, uno degli innegabili vantaggi nel fare affidamento a tecnologie specifiche è che si riduce il rischio di errore, soprattutto in quelle attività ripetitive e complesse che possono portare rischi o sprechi per l’azienda; tecnologie che, al tempo stesso, aumentano produttività e fatturato.

Digitalizzazione e automazione, inoltre, spingono a valorizzare il capitale umano dirottandolo da impegni “standard” e ripetitivi verso attività più strategiche per l’azienda.

La Digital Transformation, dunque, non è semplicemente l’adozione di nuove tecnologie all’interno dell’azienda ma la volontà di trasformare la cultura aziendale nell’ambito di modelli e processi operativi in ottica di change management soprattutto per le persone.

Come funziona la business automation di Automyo: la piattaforma Claudio

Claudio è un prodotto RPA pensato per migliorare l’esperienza lavorativa sia delle aziende (B2B) che dei clienti dei propri clienti (B2B2B), creando processi più efficienti con un costo minore.

Come ha spiegato durante il webinar Luca Adamo, CEO e Co-Founder di Automyo, la piattaforma Claudio permette, in maniera facile e veloce, di creare flussi di lavoro automatici senza scrittura di codice, mettendo la tecnologia al servizio delle persone e della crescita dell’organizzazione aziendale. Secondo i dati stimati da Gartner, infatti, implementando strumenti RPA come Claudio, i dipartimenti finanziari delle aziende possono risparmiare fino a 25.000 ore di rilavorazioni causate da errori umani.  

Ma come funziona Claudio nella pratica? 

Facciamo un esempio in ambito sales. Sappiamo bene quanto sia importante il primo contatto con un nuovo lead, e quanto il processo che c’è dietro possa risultare ripetitivo lato azienda. Spesso, all’arrivo di una nuova email con richiesta di preventivo, si tende a rimandare la risposta dopo aver sbrigato le incombenze della giornata, col rischio di dimenticare questo task e di perdere un contatto caldo. Da parte sua, non vedendo una risposta immediata al suo problema, il potenziale cliente potrà desistere cercando competitor che gli daranno il riscontro immediato che cerca.

Claudio può intervenire proprio in questo processo: analizzando automaticamente alcuni parametri come topic e testo di una mail, la piattaforma può dare al cliente informazioni predefinite o richiederne di aggiuntive in totale autonomia, inviare form da compilare o inviare direttamente un preventivo. È infatti l’azienda stessa a determinare quando, come e dove intervenire all’interno di questo processo di automazione.

 

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Come funziona la business automation di myBiros?

L’obiettivo delle API myBiros è quello di combinare la potenza dell’intelligenza artificiale con la validazione umana. La piattaforma infatti elimina il lavoro manuale per classificare i documenti, risparmiando così tempo e riducendo la necessità di pre elaborare e suddividere i tuoi documenti in entrata. L’IA processa i documenti, identificando in autonomia le informazioni chiave come testi o immagini, e trasformandoli in dati strutturati.

 

Un esempio concreto può essere la digitalizzazione di documenti in ambito back office. Capita spesso che le aziende debbano elaborare ogni giorno centinaia di documenti, spesso con formati diversi, scritti a mano o con immagini di bassa qualità. La piattaforma myBiros interviene per automatizzare la gestione di complessi flussi documentali, con una precisione del 99%

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Un’interfaccia grafica intuitiva con un set-up veloce, utilizzabile anche senza supporto IT, che sfrutta le più innovative tecniche di deep learning nel campo dell’elaborazione dei documenti.

In che modo le automazioni di Automyo e myBiros lavorano insieme

Claudio e i tool myBiros possono dunque lavorare insieme, per velocizzare i processi aziendali e semplificare ancora di più la transizione digitale.

Da una parte myBiros permette una precisione estrema nel processo di estrazione dei dati e nella digitalizzazione del cartaceo, anche su documenti di bassa qualità. Dall’altra Automyo permette di schedulare i flussi automatizzati, rendendo più utile e ancora più efficace la digitalizzazione di myBiros.

Un unico processo che crea un ecosistema davvero interconnesso, per supportare le aziende e fornire loro gli strumenti giusti per la crescita digitale.

Scopri in che modo Claudio può supportare il vostro servizio clienti.
Un possibile scenario? Imposta un'automazione che segnali ai clienti gli errori che si sono verificati sui vostri servizi o piattaforme.