Automazione robotica dei processi (RPA): perché è il momento giusto per applicarla?
RPA, più comunemente noto come Robotic Process Automation, è un modo automatizzato di completare attività ripetitive e banali. Questa tecnologia consente alle organizzazioni di automatizzare le attività manuali (come ad esempio l’estrazione dei dati dal cartaceo), basate su regole e ripetitive implementando robot software.
L’RPA aiuta a ridurre i costi, migliora l’efficienza e la precisione e libera i dipendenti per aiutarli a concentrarsi su un lavoro di valore più elevato. Questa tecnologia di automazione si adatta bene alle attività basate su regole, altamente strutturate e ripetitive.
La Robotic Process Automation (RPA) esiste da tempo, anche se è stata a lungo accessibile solo per grandi aziende.
Con i cambiamenti tecnologici che abbiamo vissuto negli ultimi anni, l’RPA è diventato disponibile anche per le piccole imprese a una frazione del costo. I suoi benefici e le sue caratteristiche multifunzionali lo hanno portato nelle best practices di settore.
Nonostante abbia una base applicazione in via di sviluppo e una serie di funzionalità da vantare, c’è molta incertezza su cosa sia e su come avvantaggia le aziende.
A cosa è utile l’RPA
Un software RPA analizza, elabora e utilizza le informazioni raccolte per completare attività ripetitive. Ad esempio, è possibile programmare un robot RPA per ricevere dati da un sistema informatico, manipolarli e quindi inviarli a un altro sistema o ad una persona via e mail.
La chiave per utilizzare l’RPA è trovare attività manuali ripetitive nelle routine lavorative quotidiane. Una volta definite chiaramente queste attività, è possibile scrivere il codice per un bot RPA per completare il lavoro automaticamente.
Poiché la digitalizzazione sta acquisendo molta importanza, molte aziende si rivolgono a tecnologie emergenti come la Robotic Process Automation per semplificare le operazioni e ridurre i costi. RPA automatizza i processi banali consentendo alle organizzazioni di dedicare più tempo al servizio dei clienti o di altri lavori importanti.
Vale la pena notare che RPA non prende decisioni, ma lavora solo su attività pre-programmate.
Dove puoi usare un RPA?
L’RPA può essere sfruttato da qualsiasi azienda, soprattutto se comporta attività ripetitive come banche, sanità, finanza, assicurazioni e telecomunicazioni. Ad esempio, può essere utilizzato in finanza per automatizzare la governance, riconciliare i conti o elaborare fatture. Inoltre, l’RPA può aiutare ad automatizzare processi come l’immissione dei dati, la manutenzione predittiva e il supporto del servizio post-vendita nella supply chain.
Le società di telecomunicazioni utilizzano soluzioni RPA per organizzare nuovi servizi e tutti i relativi sistemi di fatturazione per i nuovi account. L’RPA aiuta anche queste aziende a estrarre dati da più sistemi quando le vecchie apparecchiature si interrompono o prevedono problemi.
Indipendentemente dal settore, l’RPA avvantaggia le organizzazioni più grandi e le piccole e medie imprese con la sua capacità di semplificare i processi aziendali e migliorare l’efficienza.
Servizio clienti
Secondo un sondaggio di Deloitte, oltre il 95% delle organizzazioni ha mostrato un aumento della produttività utilizzando l’RPA.
Gli addetti al servizio clienti si occupano regolarmente delle attività di elaborazione manuale di una numerosità di informazioni.
Dall’ordinamento delle informazioni alla gestione ripetitiva delle query, esiste un ciclo di lavoro regolare a cui devono aderire.
È possibile utilizzare una serie di applicazioni di automazione robotica nella routine di lavoro per automatizzare le attività a basso valore aggiunto.
In questo modo, puoi liberare il tempo dei tuoi dipendenti, migliorare la produttività e utilizzare il tempo disponibile per elaborare approcci orientati all’efficienza.
In sostanza, esiste un ambito crescente per trasferire l’elaborazione dei file, la gestione dei dati, la gestione delle informazioni e la segmentazione delle informazioni ai bot che possono eseguire l’attività in pochi minuti.
Inoltre, ai clienti piace raggiungere i loro marchi preferiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7; Abilitando i chatbot, i clienti possono parlare con le aziende in qualsiasi momento senza bisogno di connettersi con agenti umani. Ciò consente risoluzioni più rapide e sostiene la buona volontà del marchio.
Industria manifatturiera
L’RPA è un abilitatore noto all’interno dell’industria manifatturiera per guidare le trasformazioni digitali. Ad esempio, è possibile utilizzare diversi tipi di tecnologia di automazione all’interno del settore manifatturiero per automatizzare il processo di contabilità fornitori, l’elaborazione delle fatture e la gestione della supply chain.
Alcuni vantaggi aggiuntivi del software di automazione RPA nel settore manifatturiero includono:
- Registrazione dei verbali delle riunioni
- Pianificazione delle riunioni
- Ordinare un inventario standardizzato
- Reporting sui livelli di inventario
- Invio di report automatizzati alla direzione
- Archiviazione delle fatture e aumento delle vendite
- Gestione dei dati per migliori standard di reporting
Healthcare
Il settore sanitario ha molte attività manuali, ognuna delle quali deve essere automatizzata per garantire le migliori esperienze per i pazienti. Quando i pazienti visitano qualsiasi struttura medica, l’idea generale è che sopportino il minor tempo di attesa possibile, seguito da una rapida interazione medico-paziente.
Questo processo non è così semplice come dovrebbe essere a causa di formalità in corso come l’elaborazione delle fatture, la gestione dei reclami, la pianificazione degli appuntamenti, la fatturazione e molti altri fattori.
Con l’introduzione dell’automazione RPA nel settore sanitario, c’è stato un cambiamento radicale nel modo in cui le istituzioni mediche gestiscono le loro cartelle cliniche, dando così all’intero settore un notevole impatto di innovazione e modernità.
Dall’automazione per la pianificazione degli appuntamenti alla gestione dei sinistri assicurativi fino alla fatturazione rapida e senza complicazioni: RPA si occupa di tutto il processo nella sua interezza. Inoltre, è possibile addestrare i bot orientati al software per eseguire attività standardizzate e ripetitive per garantire un’esperienza di check-out del paziente più rapida.
Cybersecurity
L’RPA è molto utile quando si entra nel dominio della sicurezza informatica sia all’interno delle applicazioni, che per proteggere i perimetri di rete e migliorare le tecniche di prevenzione delle minacce.
Ad esempio, ecco due esempi pratici di casi d’uso per RPA all’interno del dominio della sicurezza informatica:
- Controlli di routine ed eliminazione dell’accesso non autorizzato: quando si tratta di dati sensibili, c’è sempre una minaccia di accesso non autorizzato. Mantenere una vigilanza continua sui perimetri della rete è impegnativo e spesso difficile da monitorare con costanza. L’RPA è utile per il check di ogni singolo accesso e per segnalare eventuali ingressi non autorizzati all’interno della rete, in modo automatico, senza ulteriore dispendio di tempo.
- Ripristini e aggiornamenti rapidi: non appena si verifica una violazione della sicurezza, i bot RPA possono informare il personale per intraprendere le azioni necessarie e gestire immediatamente l’attacco informatico. Con gli interventi manuali, tali attacchi possono solitamente trasformarsi in attacchi ransomware su larga scala, rendendo difficile contenere e contrastare il pericolo in tempo reale.
Pubblica Amministrazione (PA)
I sistemi di Robotic Process Automation sono il tassello mancante fra la Pubblica Amministrazione (PA) e la sua piena trasformazione digitale. Le soluzioni applicative basate su tecnologie di automazione consentono di risparmiare tempo e di ottenere risultati migliori: è chiaro, quindi, quanto siano rilevanti in un settore che deve fare i conti con flussi di lavoro lunghi e complessi e molti scambi interni di documenti e informazioni.
Le soluzioni di RPA possono migliorare significativamente l’efficienza della Pubblica Amministrazione, ridurre i costi e migliorare i servizi che vengono erogati ai cittadini. Attraverso i sistemi di Robotic Process Automation le PA possono supportare al meglio le persone affinché lavorino in maniera più efficiente e più efficace.
L’ambiente informatico del settore della PA, per altro, deve fare i conti con un’infrastruttura molto legata ai sistemi legacy: le soluzioni di RPA non obbligano le aziende a ripartire da zero, ma consentono di collegare al meglio il software preesistente creando dei ponti digitali che possano abilitare una trasformazione oramai indifferibile.
Servizi finanziari
Il settore bancario è stato tra i primi ad aderire all’automazione. Oggi, molte rinomate banche utilizzano Robotic Process Automation per automatizzare attività importanti per combattere il riciclaggio di denaro, elaborare le query degli utenti, aprire conti e condurre ricerche KYC (Know your Customer, “Conosci il tuo cliente”). L’RPA è utile anche nel settore bancario per generare report ed eseguire riconciliazioni.
Retail
La vendita al dettaglio è un’area in cui poter applicare l’automazione per garantire una migliore esperienza per il pubblico e facilitare il lavoro dei dipendenti. In questo contesto, le funzionalità RPA includono, tra le altre attività, la gestione delle relazioni con i consumatori, l’elaborazione dei feedback, il rilevamento delle frodi, la gestione del magazzino e degli ordini.
Settore assicurativo
Anche il settore assicurativo deve gestire richieste ripetitive che possono essere ottimizzate conll’RPA. In effetti, questo segmento automatizza già diverse attività, come la gestione delle polizze, la sottoscrizione, la conformità normativa e l’elaborazione dei sinistri.
I vantaggi di applicare l’RPA nella tua organizzazione
Far crescere il proprio business tramite l’Automazione Robotica dei Processi porta numerosi vantaggi. Dalla maggiore produttività dei processi operativi, fino al miglioramento delle attività quotidiane, vediamo nel dettaglio i benefici di introdurre l’RPA in aziende e organizzazioni.
Crescita del Business (Scaling)
Robotic Process Automation è molto utile per coloro che vogliono scalare il proprio business senza assumere più professionisti, poiché consente l’esecuzione di attività in modo automatizzato.Consentire la continuità e la resilienza del servizio
Questa caratteristica consente anche il lavoro continuo in un’azienda, poiché i robot sono in grado di lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Quindi, se hai intenzione di eseguire un’attività che non può essere interrotta o hai un’attività online che deve essere eseguita nei fine settimana, RPA può aiutarti.Riduzione dei costi
Con RPA, è possibile eliminare gli errori nelle procedure, ridurre i costi con le attività umane e far funzionare la propria attività il 100% del tempo.Valorizzare il lavoro delle persone
Come abbiamo già accennato, con i robot che si occupano di compiti operativi ripetitivi, i dipendenti hanno più tempo da dedicare alle questioni aziendali strategiche.Generare risparmi in modo più efficiente
L’efficienza fornita dalla Robotic Process Automation consente di ridurre i costi, poiché i processi vengono migliorati e accelerati.
Con questo, si possono evitare errori che possono costare caro a un’organizzazione e ridurre le spese combinando la strategia umana con l’efficacia dei robot.Ottimizzare la sicurezza dei dati
Molte persone sono preoccupate per il rischio operativo associato all’utilizzo di strumenti RPA nella loro azienda, a causa delle costanti notizie su perdite e violazioni dei dati.
Tuttavia, con un’attenta gestione e definizione dei parametri RPA, questo rischio è minimo. L’utilizzo di questa tecnologia consente infatti di ridurre il numero di risorse umane necessarie al trattamento dei dati personali, consentendo all’azienda di rispettare importanti pratiche di governance dei dati (GDPR).Fornire dati preziosi sulla tua attività
RPA fornisce dati sulla tua attività che consentono di identificare dove dovrebbero essere apportati miglioramenti, tenendo conto delle risorse umane e del software.
Tuttavia, è spesso necessario utilizzare una soluzione avanzata che vada oltre le capacità del software RPA di base.
Quando scegliere una soluzione RPA?
Uno dei principali obiettivi di RPA è ridurre la necessità di lavoro umano, consentendo ai dipendenti di concentrare i loro sforzi su attività più strategiche e meno operative.
Pertanto, le aziende hanno sempre più bisogno di aderire a questa tecnologia per ottenere risultati migliori, indipendentemente dal loro settore.
In questo senso, per valutare la necessità di investire in RPA per il tuo business, ti consigliamo di rispondere alle seguenti domande:
- Voglio scalare la mia attività senza assumere più dipendenti?
- Devo ridurre i costi?
- La mia azienda ha bisogno di operare a tempo pieno?
- Avrei sfruttato meglio il potenziale dei miei dipendenti se avessero più tempo per dare priorità alle attività strategiche?
- Se la tua risposta è stata sì a due o più di queste domande, è il momento ideale per investire in soluzioni RPA per espandere i risultati della tua azienda.
