Criticità e soluzioni per gli uffici finanziari

Come automatizzare le attività finanziarie in 4 semplici passi

Le attività contabili e finanziarie sono altamente strategiche ed estremamente delicate per tutte le aziende. I responsabili degli uffici sono costantemente gravati da numerose responsabilità e scadenze che, soprattutto in Italia, tendono ad aumentare nel tempo sia per numero che per complessità, a causa dell’evoluzione normativa e del dinamismo del mercato del lavoro odierno.

Questa complessità è amplificata anche dal fatto che molto spesso i sistemi contabili e finanziari delle aziende si basano su molti processi manuali e fogli di calcolo che rallentano le operazioni, se non addirittura inefficaci in molte occasioni. Nei casi migliori, i processi tradizionali richiedono una grande quantità di tempo e un team di persone numeroso, altamente specializzato e soprattutto dedicato, per eseguire manualmente tutte le operazioni e i controlli necessari.

I problemi derivanti da queste criticità sono evidenti:

• Perdita di tempo
• errori
• Aumento del rischio di risultati finanziari errati.

Oltre agli ovvi sprechi e alle inefficienze, questi processi finanziari inefficaci comportano l’incapacità di gestire bene il flusso di cassa.

La soluzione

L’automazione è una risposta sempre più adatta a tutti i contesti aziendali. Nel caso delle attività finanziarie, è particolarmente coerente ed efficace in quanto si inserirebbe in tutte quelle attività che prevedono l’analisi dei dati, il controllo dei numeri, la redazione di report. Attività in cui i controlli sono quasi legati a regole matematiche, in cui le macchine non commettono errori.

Automyo ha costruito nel tempo una propria soluzione, adatta a tutte le aziende che hanno bisogno di snellire i processi gestionali e vogliono migliorare i flussi di lavoro. La soluzione si basa su Claudio, un prodotto per l’automazione e l’integrazione dei processi che consente di automatizzare e monitorare fino a 15 volte il numero di lavori al giorno e in un terzo del tempo, aumentando al contempo il tasso di precisione dei lavori.

A differenza dei processi manuali, spesso con dati provenienti da e-mail, documenti cartacei, fogli di calcolo o sistemi locali, Claudio permette una completa trasparenza e integrazione dei processi, automatizzando i flussi in modo semplice e completamente no-code.

Un esempio delle attività solitamente automatizzate sono:

• Inserimento di dati in o tra sistemi
• Caricamento di dati da fogli di calcolo
• Consolidamento dei dati in report o formati standardizzati
• Trasmissione di report periodici automatizzati
• Gestione dei timesheet e della rendicontazione industriale del lavoro
• Automazione di flussi di lavoro predeterminati in base a eventi stabiliti o programmati

Caso d’uso: reporting finanziario in 4 fasi

Un’automazione enormemente richiesta è l’estrazione giornaliera dei prestiti concessi, con la possibilità di segnalare tutti quelli che superano una certa soglia e che non sono in fase di approvazione. Questa automazione permette ai supervisori di avere uno strumento che consente loro di indirizzare controlli mirati, volti a ripristinare il corretto flusso di erogazione finanziaria.

Normalmente questa attività viene svolta manualmente e richiede molto tempo. Con Claudio, invece, i passaggi sono immediati.

FASE 01 – PIANIFICAZIONE DEI FLUSSI

Il primo e fondamentale passo per definire un’automazione è individuare il trigger. Di solito si tratta di un elemento non legato a una decisione umana (proprio per liberare i limiti temporali e operativi di un ufficio solitamente sovraccarico di lavoro).

Supponiamo di scegliere un orario giornaliero per l’invio del report. Il trigger che meglio risponde alle nostre esigenze sarà un pianificatore temporale. Una volta definito il trigger, si potrà entrare nel configuratore di flusso, per definire nel dettaglio le azioni da automatizzare e i documenti/software su cui lavorare.

FASE 02 – PREPARAZIONE DEI DATI

La configurazione del flusso può essere vista anche come la fase di raccolta e preparazione dei dati. La lettura e il successivo filtraggio possono essere effettuati in vari modi.

è possibile leggere da un database utilizzando connettori specifici. Claudio proporrà automaticamente i campi definiti sul database di riferimento permettendo la personalizzazione della ricerca.

FASE 03 – SCRITTURA DEI DATI

I dati raccolti nella parte iniziale del flusso di automazione possono essere utilizzati per la compilazione di un foglio di calcolo, che verrà a sua volta utilizzato per la produzione di un report specifico.

Se necessario, i dati possono essere ulteriormente migliorati aggiungendo un formato, utilizzando formule e funzioni. Ad esempio, è possibile creare cicli di lettura delle righe, imporre condizioni per la scrittura dei dati o integrare i dati stessi con fonti esterne.

FASE 04 – INVIO DEL REPORT

L’invio del report può essere strutturato per il suo inserimento come allegato a una e-mail, indirizzata alle persone coinvolte nel processo (manager, addetto alle vendite, ecc.).

La personalizzazione del messaggio può riguardare tutti i campi di una e-mail, compresi i destinatari, che possono essere diversi a seconda del tipo di report estratto. Avendo prodotto i dati che ci servono nel foglio excel, possiamo fare in modo che vengano inviati come allegato a un’e-mail, indirizzata alle persone coinvolte nel processo (manager, addetto alle vendite, ecc.).

Configurato correttamente e come vogliamo il flusso, lo stesso può essere abilitato per entrare in funzione.

Come iniziare

Rispetto ai software di automazione del passato, Claudio consente un’implementazione rapida e semplice all’interno degli ecosistemi aziendali.

Facendo tesoro dell’esperienza maturata negli ultimi due anni con i nostri clienti, abbiamo cercato di standardizzare e migliorare ulteriormente il processo di on-boarding di Claudio. Oggi possiamo promettervi che utilizzare Claudio non solo è facile, ma per sfruttarlo al meglio e in autonomia bastano 4 giorni.