Automazione delle Risorse Umane: come l’Automazione ottimizza i processi HR.
L’innovazione tecnologica è un fenomeno che ha permeato ogni aspetto dei settori lavorativi, dalla produzione industriale al mondo finanziario, dal commercio all’assicurazione. E proprio nell’era di questa trasformazione, il reparto delle Risorse Umane si è dimostrato un campo aperto all’innovazione.
A prima vista, potrebbe sembrare che l’automazione, in un settore fondato sulle interazioni umane, sia una strada poco percorsa. Tuttavia, gli automatismi hanno dimostrato di essere alleati piuttosto che avversari. Stanno emergendo come un valido supporto tecnologico per coloro che operano in questo campo, liberandoli da attività ripetitive e dal poco valore aggiunto e consentendo loro di concentrarsi appieno sulle persone.
L’importanza di dare il giusto tempo alle persone, risolvere conflitti, formare le nuove risorse è e dovrebbe essere un must per i reparti HR.
Tuttavia, le sfide quotidiane dei manager e dei loro team spesso includono l’elaborazione di curriculum, la gestione di annunci di lavoro, l’organizzazione di colloqui e la gestione della documentazione per le assunzioni e le dimissioni. Queste attività, seppur necessarie, possono distogliere l’attenzione dalla vera missione del reparto: dedicarsi alle persone.
L’automazione è riuscita a entrare in questo contesto senza minacciare la natura umana della professione. Secondo il Talent Trends Report, il 60% dei leader delle Risorse Umane ritiene che l’automazione stia influenzando positivamente la pianificazione della forza lavoro, spostando i talenti verso ruoli altamente qualificati. Questo cambiamento non rappresenta una minaccia, ma un’opportunità.
Automazione nell’ Onboarding: Il Nucleo Umano dell’Automazione
Uno dei campi in cui l’automazione sta dimostrando il suo valore è l’onboarding dei nuovi dipendenti. Questo passaggio cruciale richiede un tocco umano per creare una prima impressione e connessione con il nuovo assunto.
Ma affinché questo avvenga ci sono una serie di attività che devono essere svolte: la preparazione dei documenti contrattuali, la raccolta delle informazioni personali e la creazione di account interni.
E in questa fase l’automazione gioca un ruolo vitale: libera il tempo prezioso dei professionisti HR, occupandosi dei processi sopra citati e permettendo loro di concentrarsi sull’ accoglienza dei nuovi membri del team.
Vediamo insieme dove, oltre l’onboarding, l’intervento dell’automazione può risultare particolarmente vantaggiosa.
PUBBLICAZIONE DI UN ANNUNCIO
Attraverso la creazione di un workflow, che connette le varie applicazioni tra loro, si può pubblicare in automatico un annuncio di lavoro sui vari social a partire da un unico file.
SCREENING DEI CURRICULUM
L’automazione e l’Intelligenza Artificiale (IA) sfruttano tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e la Business Process Automation (BPA) per semplificare il processo di screening dei curriculum inviati ai recruiter.
Ad esempio, quando i curriculum vengono caricati, il sistema OCR è in grado di estrarre le informazioni rilevanti, mentre la BPA aiuta a filtrare le caratteristiche necessarie per la posizione. Inoltre, se i candidati compilano un modulo di candidatura online, possono innescare una serie di azioni automatiche. Queste possono includere l’aggiornamento dei dati nel CRM dell’azienda o il reindirizzamento della candidatura al responsabile più idoneo in base alle informazioni inserite nel modulo.
Tutto questo consente ai recruiter di concentrarsi su candidature e candidati in modo più attento, apportando un valore significativo alle loro attività e all’azienda nel complesso.
GESTIONE DI ATTIVITA’ QUOTIDIANE
I manager quotidianamente si trovano ad affrontare una serie di attività che potrebbero essere delegate alla tecnologia. Queste attività includono la gestione delle note spese, la pianificazione del personale aggiuntivo, il monitoraggio delle presenze, la gestione dei permessi e delle assenze e la definizione dei programmi di formazione.
Diverse tecnologie possono prendere parte a questi processi:
- La BPA (Business Process Automation) permette la creazione di flussi di lavoro, noti come workflow, che attraverso le API collegano tra loro diverse applicazioni. Questo connubio consente l’automazione di interi processi di lavoro in modo efficiente.
- RPA (Robotic Process Automation) simula l’azione umana su di un applicativo in locale o un’interfaccia web cliccando come se ci fosse un utente che muove il mouse o preme i tasti.
- L’ OCR (Optical Character Recognition), questo strumento, come citato poco fa, è in grado di acquisire informazioni da documenti in formato PDF o da immagini.
- Il NLP (Natural Language Processing), tecnologia basata sull’intelligenza artificiale che consente di comprendere, generare e manipolare il linguaggio umano.
Conclusioni
Per concludere, queste tecnologie rappresentano una grande opportunità per i reparti HR poiché offrono una serie di vantaggi significativi. Innanzitutto, consentono un notevole risparmio di tempo e risorse finanziarie, eliminando il rischio di errori umani nella gestione documentale. Inoltre, permettono di offrire un’esperienza personalizzata ai nuovi assunti, contribuendo a migliorare il loro inserimento nell’azienda e contribuiscono a ridurre il turnover, grazie a processi più efficienti e a una maggiore attenzione dedicata ai dipendenti.
L’automazione delle attività HR non solo accelera il flusso di lavoro, ma libera anche risorse preziose. Questo consente ai professionisti delle Risorse Umane di concentrarsi su aspetti più umani del loro ruolo, come lo sviluppo delle competenze e il supporto ai dipendenti, dove può essere fatta la vera differenza. In sintesi, l’automazione offre una prospettiva promettente per il futuro del settore HR, combinando l’efficienza della tecnologia con l’attenzione e l’empatia delle risorse umane.
