COME ABBIAMO AUTOMATIZZATO IL PROCESSO DI GESTIONE DEGLI ORDINI

Quali problemi devono affrontare le aziende tradizionali?

Siamo consapevoli della complessità delle aziende, costituite da centinaia di processi diversi, ognuno indispensabile per il corretto funzionamento dell’intera organizzazione. Questa complessità ha raggiunto livelli incredibili negli ultimi 20 anni, a causa delle nuove tecnologie che hanno cambiato il nostro modo di lavorare. Le soluzioni tecnologiche hanno infatti semplificato molte attività e ne hanno create di nuove, che devono essere monitorate e controllate.

Ogni settore di un’azienda tradizionale può impiegare un software gestionale specificamente progettato per le sue attività. È qui che si trova uno dei problemi più diffusi: la comunicazione tra i diversi software e lo scambio di dati.

Che tipo di complessità comporta la gestione di un magazzino e/o di una rete di punti vendita?

Le aziende che gestiscono un magazzino – soprattutto quelle che hanno anche una rete di punti vendita – devono affrontare le sfide di un organismo complesso e lo scambio di informazioni tra le sue diverse componenti in modo rapido ed efficiente.

Quando un cliente ordina un prodotto, di solito presso un punto vendita al dettaglio, l’acquisto deve essere seguito da una verifica della qualità del prodotto disponibile in magazzino. Quanto più dinamico è il mercato e quanto più frequenti sono le richieste dei clienti, tanto più è necessario un aggiornamento in tempo reale di queste quantità. Molte aziende utilizzano gli stessi strumenti e le stesse metodologie diffuse all’inizio della loro attività.

Ad esempio, se due programmi software sono incompatibili – ad esempio, un software gestionale e uno contabile – vediamo spesso che le aziende utilizzano excel per superare l’incompatibilità. Oppure tendono a scambiare i dati manualmente. In questo caso, il processo consiste nell’esportare manualmente le informazioni di un software tramite excel e poi importarle in un’altra applicazione tramite un caricamento manuale dei documenti.

Come possiamo ottimizzare questo tipo di processo? Quanto può essere complesso imparare e utilizzare una nuova soluzione?

Prima di tutto, è fondamentale conoscere i flussi di lavoro del team di un’azienda. Solo dopo una conoscenza approfondita è possibile replicare il processo su un prodotto RPA, come Claudio.

Nel dettaglio, abbiamo risolto questo tipo di problema sviluppando connettori specifici per i sistemi utilizzati nell’azienda cliente. Queste connessioni utilizzano le porte API del sistema per connettersi a Claudio e condividere le varie informazioni. Una volta che i sistemi sono collegati a Claudio, questo sviluppa le automazioni che sostituiranno i controlli manuali, come il numero di prodotti disponibili, il caricamento e l’aggiornamento delle richieste, la fatturazione, l’apertura dei ticket di consegna, ecc.

“L’attivazione, la personalizzazione e la formazione sono state le più rapide grazie all’interfaccia semplice e intuitiva di Claudio”.

Lo sviluppo di automazioni con Claudio è semplicissimo. È sufficiente un semplice drag and drop delle applicazioni e la configurazione degli account degli utenti. Chiunque può essere invitato a creare flussi di automazione dopo una semplice sessione di formazione sui flussi di lavoro per imparare le funzionalità di base.

Quali attività/processi possono essere automatizzati (del tutto o in parte) e quali sono quelli che rimangono manuali?

La risposta a questa domanda dipende dal contesto in cui Claudio viene applicato, dalla volontà dell’azienda e dai suoi obiettivi. In effetti, non esistono processi che non possono essere automatizzati. Ci sono, invece, processi considerati più critici e che quindi rimangono intenzionalmente manuali. In questo caso di studio, l’intero processo di elaborazione dei nuovi ordini, il controllo dei dati e la fatturazione sono automatizzati.

“Grazie a Claudio, tutto il flusso di scambio dei dati è automatico e programmato. Raccoglie i dati, li importa e notifica i responsabili del controllo quando il flusso di lavoro è completato”.

Il lavoro di automazione richiede – per le attività più complesse e critiche – una riprogettazione degli stessi processi, per adattarsi alla tecnologia e accettare l’implementazione di ulteriori meccanismi di controllo automatico e di allerta.

Quali sono i vantaggi dell’implementazione di Claudio dal punto di vista operativo e strategico?

I vantaggi sono molti e tutti diversi. Per quanto riguarda le operazioni, gli utenti riscontrano una maggiore velocità di esecuzione dei compiti e l’eliminazione degli errori per le attività basate sull’inserimento dei dati. 

Dal punto di vista strategico, l’azienda beneficia di una maggiore libertà di risorse preziose da riassegnare a compiti più rilevanti e creativi, come lo sviluppo di nuovi progetti e prodotti.

“Abbiamo risparmiato il tempo che impiegavamo per la consultazione e l’aggregazione dei dati attraverso software di terze parti”.

Perché scegliere Claudio?

L’automazione nel mondo moderno è una necessità comune. Lo vediamo con la diffusione di prodotti RPA come Claudio. La maggior parte di questi, tuttavia, sono semplici software di automazione delle applicazioni in cloud. Claudio, invece, è un automatizzatore completo che abbraccia tutti i processi aziendali, permettendo agli utenti di integrare e automatizzare applicazioni cloud, legacy e locali in loco.

“Prima di Claudio, stavamo pensando di acquistare altri programmi, ma la sua facilità d’uso e le sue funzionalità complete ci hanno convinto a sceglierlo”.